项目执行要点(2):项目调研

本文总结了项目调研的各项环节以及其中的要点,希望能给你带来启发,enjoy~

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一、调研准备

甲方行业情况的了解、原网站的分析、同类网站的浏览。 要初步明确项目的重点和难点,以及客户可能关注的地方,为实际调研做好准备。 调研准备工作应对现有网站及类似项目案例进行分析。 项目启动后3个工作日内●,项目经理应编制好《项┍▽目调研计划》和《项目初步需求调研表》发送给用户,并与用户沟通确认调研计划。 准备好初步栏目结构表,便于现场调研时沟通,可参考招标书、投标书、建设方案等中的栏目结构,或同类网站。

产出文档:大型项目《项目启动介绍》PPT、―《项目调研计划》、《项目初步需求调研表》、初步《栏目结构表》。

二、启动阶╞段结束产生的结果和标志

项目╭╮经理调研计划及调研文档准备完成,通知客户调研日程,发送《项目初步需求调研表》给用户做前期准备。

三、调研阶段

需求调研阶段,主要是为了与用户建立联系,弄清项目建设要求,包括:软硬件环境、页面设计、网站栏目、信息审核流程、互动办理流程、用户权限、数据移植、定制开发、上线时间要求等,并制定、确认项目需求说明书和项目计划,为下一步页面设计和实施工作打下基础。

1. 调研的参与人员

调研人员,一般是项目经理,有定制开发需求的,项目经理需向开发总监/开发副总协调开发人员参与调研。有些项目根据客户要求,还需要美工参与调研。 根据项目规模大小,调研人员数量相对适当增减。 到达客户处,项目ㄨ经理需和客户负责人简单介绍一下调研计划(日程安排)及调研人员。

2. 现场(调研)启动会

大型项目应★在项目现场召开项目(调研)启动会。 参会项目组人员配备应尽量齐整(如美工、开发、实施),销售一般需要出席。 根据情况可考虑协调公司高管出席。 项目经理应准备并介绍《项目启动介绍》PPT(含:项目组人员介绍)。 启动会完成后,可根据项目调研实际安排,部分人员逐步撤回公司配合后续工作。

产出文档:《项目现场启动会会议纪要》。

3. 调研的主要内容

(1)摸清客户对项目的大体日程要求。

(2)根据《项目需求调研表》,同时结合项目本身的内容,如合同、招标书、网站评测标准、客户的实际要求等进行调研并详细记录,并填写完成《需求调研检查单》,完成后一同提交至“OA-项™目跟踪Ⅺ”中。

(3)对于已有产品模块,通常不需要调研∩(一般销售前期会演示过产品)。如果客户不了解产品,可安排给用户演示产品,来获取需求。

(4)在调研的过程中,客户方会主持召开主题不同的若干次会议。项目经理需要明白以自己为主,以《项目需求调研表》为基本框架,在若干次会议中涵盖《项目需求调研表》所列要点,同时深刻理解客户意图,抓住客户主要关注什么问题和想解决什么问题。

如果客户没有主动开会的迹象,或者不知道如何配合我们进行调研,项目经理๑·ิ.·ั๑要主动建议客户分〆主题进行开会讨论,如日程安排方面、软硬件网络方面、定制开发需求方面、页面设计和栏目结构方面等。 如页面设计需多层领导确认,或无法直接与最终确认人沟通,因建议客户采用“首页设计评°゜审会”的方式来确定页面,并明确会议时间编制到计划≈中。

数据移植工作非常重要,用户应提供原数据备份和数据表字段关系说明文档,便于移植。如用户无法提供,则需要签字确认《移植数据风险确认单》。

对于定制开发需求方↹面,特别是较复杂的需求,希望由开发人员全程参与,此点极为重要。

部分需求可能无法一次调研清楚,可安排在页面设计阶段过程中继续。

如果是产品销售(实施型)项目,≠用户提出产品定制开发需求,因采用以下处理方式:

第一步:先了解用户需求的真实原因,Ⅱ是否能在产品现有功能上变通实现。 第二步:如果不行,委婉告知用户目前产品还不支持此功能,如果本次项目中需要定制开发来实现,会涉及一些开发费用(可以评估工作量后由销售来沟通),⊙或者我们可将需求提交产品ν开发部门,看是否能加入到下一版本中开发。不影响正常使用、网站上线等需求,尽量沟通放入到下一版本开发实现(一般为3个月),签订需求变更单或需求确认单,并注明此需求不影响φ上线和验收。 第三步:若用户坚持需要在本次项ǐ目中免费开发、确实影响系统正常使用或项目验收的,则应公司内部讨论后再答复用户。

项目经理在调研结束后填写《项目-组件清单》,项目经理组织《项目-组件清单》沟通会◈,确认项目中采用的标准和组件。

说明:计划编制前至少需明确80%-90‖|%的项目需求,页面设计ⓥ全部确认前项目需求应全部确定,¤或双方签备忘约定未定需求不作为本项目验收依据,否则不能开展实施工作,考虑项目●暂停并撤离资源。

产出文档:《用户项目组人员联系表》、《项目-组件清单》、《项目需求调研表》、《需求调研检查单》、《移植数据风险确认单》可选。

4. 项目软件需求说明书和项目计划的编制

(1)项目软件需求说明书

项目调研结束后,由项目经理根据调研时在《项目需求调研表》中记录的@具体需求,分类整理到“项目软件需求说明书”相应版块中,完成“项目软件需求说明书”的撰写,۩๑并由部门经理、项目总监审核后发给客户确认。

针对部分未明确的需求、待确定的方案、超范围需求、项目风险∥等、应该在项目开工会上面进行讨论确定后,整理到“项目软件需求说明书”中。

(2)项目计划

如客户需要,可先给出项目计划的初稿☆(可按阶段划分的初步计划๑)。

项目正式计划应在调研完成后5个工作日以内,由项目经理编制完成,部门经理、项目总监审核后提交DMS,并发给客户确认(发送给客户的项目计划,应该导出html或打印成PDF格式,便于客户查看)。

注意事项:

编制▲计划时,应考虑到多任务的并行,页面设计、系统产品部署、信息移植测试、定制开♦发应安排并行。 编制计划℅时,应考虑用户确认时可能存在的修改、内部审核流程等工作冗余量。 有定制内容的定制开发计划,开发完成时间一般应按项目要求在系统试运行前完成开发测试工作,▅▆最迟在网站/系统正式切换前必须开发测试完成。 项目计划确认时,应与用户沟通解释计划安排,得到用户签字确认。 项目计划的编制使用MS Project Professional2010。 原则上,立项后15个工作日内应完成项目计划的编制与评审工作。若未完成项目计划活动就需提前实施项目,则必须提交《特批申请表》经分管领导批准后才能执行。但项目组必须在半个月内按要求补齐相关计划内容。

产出文档:《项目软件需求说明书》、《特批申请表》、《项目进度计划.mpp》、《项目进度计划.pdf》、《项目计划和项目需求确认函》

5. 项目风险管理报告编制

大型项目调研结束后,项目经理应该根据项目调研实际情况,结⿰合“风险管理库”中的风险经验,编制“项目风险管理报告”,并在项目开工会上进行讨论确定,最终与项目软件需求说明书、项目计划一同提交部门经理、项目总监审核。

项目经理对项目风险进行管理,采取有效措施化解风险。同时◁,项目经理每周更新风险管理报告,与│┃项目周报同时提交。

产出文档:《项目风险管理报告》

6.项目开工会前的准备

针对大型项目(或项目经理觉得有必要的中小型项目),应召开项目开工会:

调研结束后,项目经理需召开项目开工会。会议时间由项目经理决定。 项目经理通知项Δ目组全体成员在某时召开会议,必要时可通知分管领导↕参加。 项目经理准备好调研需求、调研成果等相关文档资料,主持会议并和项目组成员讨论项目计划执行。

7. 开工会参加人┎员

项目经理、项目组成员,必要时通知分管领导参加。项目经理可以根据项目情况,邀请拥有同类项目经验的项目、美工、开发、售前、部门主管、其他业务或技术专家等人员参加。

8. 开工会的会议内容要点

项目调研情况沟通。 项目范围讨论并确定。 项目进度(计划)讨论并确定。 硬件需求情况讨论并确定。 软件需求的讨论并确定。 外购软硬件的讨论并确定。 网站结构及页面设计要求的讨论并确定。 明确销售人员的承诺。 项目风险及缓解措施的讨论并确定。 要做会议记录,并在会后提交ъ到OA的“项目跟踪”库中。

产出文档:《项目开工会会议纪要》。

9≤.“项目开工会”的几点说明

“项目开工会”和“项目启动会”的区别为:前者时间点为“项目调研后”,目的为项卌目计划和需求内部讨论和明确,项目工作展开。后者时间点为“项目调研前”,目的为“项目调研”的准备和讨论。 “项目开工会”和“项目计划和项目软件需求说明书”的关系:后者需要在前者中≌进行内部讨论和明确,确定后通过审核,并提交客户。 “项目开工会”的形式,不要⿹拘泥于会议形式,也可通过RTX、微信、YY语音等网络方式进行。

10. 项目调研/项目开工会结束产生的结果和标志

“项目计划”确定。 “项目软件需求说明书” 确定。 “项目软件需求说明书”、“项目计划”为里程碑文档。

以上两个文档完成后需发给客户进行签字确认。文档签字确认后Ξ才可进行除“页面设计”以外的工作。

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

 
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